用同一决策记录整理配合、外观、功能与待完成事项。
在样品到达前先同意检查
团队事先明确要解决的问题，样品评估才更有效。列出适配、外观及功能检查，以及商定方法和验收标准。区分需要测量或测试的要求与需要视觉比较的要求。不能以随意目测替代应用所需的测试。
确定确切的样品
记录样品编号、零件号、图纸版本、材料及表面处理参考。保留能将实物关联至项目的包装或标签资料。多种变体一起送达时，应分别评估。照片应同时展示样品身份及所讨论特征。
区分观察记录与决策
先记录观察结果，再记录决定：批准、附明确例外批准，或需另行提供样品。避免“质量需要更好”等模糊评价，应指出特征、参考及预期改动。结果有争议时，商定复查方式及证据评审人员。
批准后控制变化
将批准样品与规格关联。后续发生变更时，说明受影响的原批准事项及是否需重新评估。外观批准不代表自动批准新材料或结构。简明决策记录有助于双方准确了解哪些内容已具备进入下一阶段的条件。
使用决定表
对每项特征记录要求、评估方法、观察、决定及跟进负责人。分别记录尺寸适配、外观、扣合功能、标识及包装。仅写“样品合格”会丢失下一团队所需的判断依据。
明确附条件批准的处理方式
样品附修改要求接受时，应逐项明确改动，并决定是否需要重新打样、更新图纸或形成生产检查记录。不能只以手绘圈注照片作为制造指示。发布资料应显示哪些例外已关闭，哪些仍阻碍订单推进。
维护核准的基准
为样品设置参考编号并记录各零件版本。集中保存批准文件，从当前发布文件夹移除过时文件，并明确谁可批准变更。多人评估外观和功能时，应将决定汇总至同一批准记录，避免不同邮件成为相互冲突的指令。
规划指南用于讨论。项目规格、制造范围和验收标准须按实际应用商定。